原則1:要知道你的聽眾是誰

人們會願意花時間聽別人說話,一定是有想知道的事。所以,不要讓聽眾懷疑自己是不是走錯了地方,講聽眾要聽的事,而不是自己擅長的事,若是講出來的東西文不對題,就算講得再好也沒用。

原則2:談你知道的事

參加座談會、研討會,這種和與會者有比較密切互動的活動,講者若對主題不是瞭若指掌,往往會在講稿之外便顯得詞窮,反而暴露自己的不專業。所以,即使是個增加曝光的好機會,若不是自己很了解的主題,也不要貿然上場。

原則3:要做好準備

任何簡報的大忌就是準備不足,要是一場報告開場時必需讓聽眾苦等儀器設定,報告中又資訊錯誤百出,甚至講到一半還會在自己的投影片間迷路,你會信賴他所介紹的東西嗎?所以不論你有多忙,一定要事先檢視自己的資料,並在上台前先演練一遍,免得在不熟悉的現場手忙腳亂,讓苦心準備的報告變成一場災難。

原則4:千萬不要讓人覺得無聊

有些人上台只是將所有文件唸過一輪,弄得台下每個人呵欠連連。所以如果能以開朗的態度,搭配實際的產品操作,以行動示範取代單純的口頭述說,讓人覺得你是真的想來與大家分享一些有用的東西,你想推銷的東西才能真正進入聽眾的腦中。

原則5:要讓人真的聽懂

有些人沉迷於專業領域,以為大家都和自己一樣是科技狂與數字狂,結果使得聽眾被一堆不知所以然的專業術語轟炸。所以用明白而實際的手法說明是很重要的,使人不只是聽,而且聽懂,才不會讓人走出會場時覺得自己毫無收穫。

原則6:不要讓報告掌控你

投影片的用意是輔助說明,有些人卻把它當成投影在牆上的講稿,唸過一張又一張,讓自己成了投影片的揚聲器。所以切記,投影片只是輔助,聽眾要的是你的想法與說明,能夠讓聽眾自己看的東西,就不要花時間再念一遍。

原則7:要用圖片來說話

化繁為簡是所有提案人必要的須知,所以能用圖表呈現的概念,就不要用密密麻麻的數據來混淆聽眾的頭腦,尤其是許多抽象的概念,有時一張圖表就抵得過成堆的數據和文字。所以,不要以為資料多才是充實,簡單清楚才稱得上是「簡」報。(取材自《行動領導》,麥格羅‧希爾出版。)

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