很多人每天可憐兮兮的向老闆、老天爺多要5分鐘,
再5分鐘就可完成報告,再5分鐘就能睡得滿足,
足見5分鐘的神奇力量。
接下來請你花5分鐘,
學會如何善用5分鐘的時間,幫助你事事省時。

只要你懂得方法,絕大多數的工作只需要5分鐘時間,就可輕鬆完成。

摘錄日經《上班族》(Associ^雜誌的「超速效工作術」專題菁華,搭配採訪國內專家,《Cheers》雜誌製作「省時大作戰策略」,告訴你如何在5分鐘內做好一件事,達到效果。

快速掌握重要訊息

不管是讀書或讀報,不要傻呼呼的從頭讀到完,原則是先選擇對你有用的資訊開始讀起。

︱建議讀報步驟為︱

1把報紙攤開,從版面標題,挑選你想看、需要看的資訊。
2好報導會將重點擺在頭尾兩段,先看這兩段,能快速理解重點。
3根據第1、2項原則,挑出對你有用的資訊,再仔細閱讀,較無用的資訊可以閱讀標題方式帶過。

︱建議讀書(小說除外)步驟為︱
1看書皮,通常上面有專業人士對此書的重點提示,從這些重點開始閱讀,能快速掌握書旨。
2看目錄,先勾選你最感興趣的章節閱讀,其他內容再慢慢看。
閱讀主要目的是幫助思考,一旦你已學習到有用的資訊,就達成閱讀效益,不必太拘泥於看了多少篇幅、閱讀了多少時間。

重要郵件當下處理

面對如雪片般飛來的電子郵件,一般人最常動作是,把信箱全瀏覽一遍,對資訊有印象後,先關掉信箱,心裡盤算:「這件事很重要,我等有時間再來回信。」

但不立即處理,下次再開信箱,必然要重新搜尋、閱讀、思考,再回信,看似快速,其實前3個動作,第1次開信箱就做過了,等於多花時間。

最好解決辦法是,Right Now,現在就去做,「不做拖延,直接完成工作,往往是最節省時間的方法,」裕隆集團旗下前瞻管理學院講師鄭國威說。

不過,他也提醒,人一天只有24小時,做事要有取捨,要從重要事做起,重要性可分別從主管和個人角度思考。首先釐清主管最重視什麼,再衡量你現在不做哪件事,往後將會造成工作困擾。

另一方面,很多人常把時間耗費在救火,也就是處理緊急事件。但是緊急未必重要,重要的不立即處理,又會變成緊急的,反而讓人覺得時間壓力越來越大。

有效歸納文件與名片

切忌把文件統統堆疊在一起,看似很整齊,其實很容易讓人找不到文件,也毫無工作優先順序。

文件歸納有如下幾項重點:

1文件依處理順序分為重要而緊急、重要但不緊急、不重要也不緊急,按表操課。
2每天下班前,把隔天的待辦文件整理好,集中放在一起,隔天上班,就能立刻進入作戰。
3名片收納也很重要,建議依客戶所處產業分類。此外,存放順序也有一定的方法,祕訣是把最近頻繁使用的名片,集中擺在最顯眼處。

善用零碎時間

別小看零碎時間。若想好好運用零碎時間,建議先把事情分成2大類,一是需要一段完整思考時間才能完成的事,一是不需思考就能做的事,後者就用零碎時間做。零碎時間包括搭捷運或等公車時間、工作與工作之間的空檔等。

做事效率高的萬博宣偉台灣分公司總經理項薇,工作忙碌,1星期還能幫家人準備3次午餐便當。

她趁搭捷運回家時間,花5分鐘思考以下問題:回家要做哪些料理?步驟?哪些動作可同時進行?哪些動作不能花太多時間?將所有流程想過一遍,她回到家就能輕鬆地在40分鐘內完成烹調。

此外,她也建議,隨身放支筆,隨時隨地記下須完成的事,甚至突然閃過腦海的想法。一方面提醒你,哪些重要待辦事項未做,一方面節省之後絞盡腦汁回想的時間。

還可以利用空檔時間,把每天做哪些事,每件事各花多少時間寫下,就可算清你究竟浪費哪些時間,或者在哪件事情上花了太多時間。

當你發現問題出在哪裡,才能對症下藥,做出改善。

5分鐘做好會議規劃

《上班族》雜誌採訪開會達人,針對開會效益做出幾點建議:

︱會議主持人要注意︱

1召集會議出席者,別超過10人,否則很難有效率。
2訂出開會目的,確認每位出席者清楚知道目的。
3會議進行間保持討論,即使有不同意見,也不能偏離主題。
4訂好議程,幾點幾分到幾點幾分討論哪一項,何時停止討論,何時要有結論,皆須訂時間表。
5會議一定要有決議,最後主持人一次宣布決議重點。

︱會議出席者要注意︱

1傾聽,不要中斷別人談話。
2思考,針對開會目的集中思考。
3發言,要有重點與建設性。
4決定,要有根據,不要憑直覺。
5不要猛記筆記,很容易分神。
6出席會議絕不遲到。

有禮交換名片,事半功倍

名片交換是社交第一步,攸關能否給對方留下好印象,有禮交換名片,能讓往後合作更事半功倍。

建議步驟如下:

1先把自己的名片準備好,然後等對方拿出名片。
2用兩手接住,不要把對方的名字與職稱蓋住,你才能一眼看見。
3兩手拿出你的名片,也不要蓋住名字與職稱,讓對方能清楚看到。
4別急著把對方名片收進去名片夾,先放在最上層,與對方寒暄。
5若是開會場合,建議回座位後,將對方名片照座位表排放,能快速記憶人與職稱的對應。

5分鐘寒暄,成功第一步

快速引起注意,留下好的第一印象,是合作的第一步。換完名片後,別急著離開現場,先與對方寒暄5分鐘,能提高合作達成率。

建議注意以下幾點:

1首次寒暄時間不宜過長。尤其在公開場合,雙方都想多認識新朋友,一直拖住對方時間,很容易有反效果。
2隨時注意對方反應,從眼神、回話內容就可略知一二。例如對方眼神已飄向他處,或回話只是答「喔」、點頭,猜測對方已有意結束談話,別白目的自顧自一直講。
3出席場合前,大略設想你會遇到什麼人?誰是你最想認識的?把握時間引起這些人注意。另外,出門前做5分鐘功課,上網查詢對方的職位,目前執行哪些專案,這是好話題。
4名字介紹很重要,很多人只記得介紹自己的豐功偉業,個人名字卻含糊其詞帶過,會降低對方對你的記憶度。建議自創有記憶度的名字介紹詞,例如與個性相關、與本身工作相關、與對方產業相關,最後完整重覆名字,能讓對方快速記住你。

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RedM

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