不論主管主動找員工商談,或部屬鼓起勇氣到主管辦公室敲門,「有話直說,清楚溝通」是兩方都希望達到的結果。部屬不願把話說清楚,可能是因為主管的言談或肢體傳達出不良訊息,嚇阻了對方開誠布公的意願。以下7招,幫你掃除與部屬商談的障礙:

1.不要寒暄太久

談話一開始,你可能會說些寒暄社交的話,但請盡量簡短。如果員工懷疑並擔心你為什麼會去找他,太多無謂的社交言語與舉措,只會增加他的猜疑與不安。

2.不要稱兄道弟

主管應該把一切放在「談公事」的基礎上,不要說一些像「這件事就只有你跟我知道」這種稱兄道弟的話,也不要讓員工覺得不管他對你說什麼,你都會為他保守祕密。如果在一對一的會談中,你無法維持主管與員工的關係,那麼你取得的資訊將是不具效用的,甚至是你不該取得的資訊。而且如果你根據這樣的資訊採取行動,勢必會衝擊到員工對你的信任,並讓其他得知此事的員工同時降低對你的信任(職場中最危險的事就是人言可畏)。

3.不要製造噪音

會談時應該避免製造噪音,任何可能使談話焦點分散的事物都不該出現。不管你做些什麼,都必須對當時的談話有貢獻,記住:「每個小動作都有其意義。」

4.不要看著你的電腦

一眼也不行!關掉螢幕,這樣你就不會去看了。這能讓訊息更清楚的傳達給員工。

5.不要觸碰桌上的文件

如果你忍不住觸碰桌上的文件,那就在請員工進來的同時,把文件擺在一邊。藉由這樣的小動作,可以顯示出你對員工的尊重和注意。

6.不要抖腳

避免任何你在緊張時會出現的習慣動作。

7.不要接聽電話

在談話時接聽電話,潛在的意涵是「一個未知的來電者,比一位已知的員工還重要」,記住,談話時一定要把焦點放在員工身上。(取材自《經理人有效指導》,麥格羅‧希爾出版。)

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